IT技術を使った業務の効率化は非常に重要です。
少子高齢化などに伴い、今後は労働人口の減少が懸念されており、一人一人の生産性を高めることが求められていきます。
AIサービスやRPAという作業の自動技術を用いた効率化などがここ数年注目されています。
RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)については、業務効率化について調べた方なら一度は耳にしたことがあるかと思います。
しかし、なんとなくRPAが業務効率化に必要だとわかるものの、具体的にどういった形で効果があるのかイメージがつかない方もいるのではないでしょうか。
RPAによる効率化とは
RPAによる効率化とは、人の作業を自動化することです。
たとえば「書類整理」「データ処理」といった単純なものから、「発注管理・伝票起票など営業支援ツールの操作」「販売実績の管理等店舗の売上向上に関わるシステム操作」など、単純作業を人が行わずにPC上のロボットが行うように置き換えてしまうことです。
簡単なものだと数分程度の作業からRPA化することが可能です。
例えば「日々の売り上げデータをExcelなどで集計して本部に送る」といった作業でしょうか。
一見すると効果は小さいですが、これが重要なのです。
仮に1日5分の作業だとしても、それが100人が毎日行ってることだとしたら・・・仮に１年の稼働日数が200日だとしても200日x100人x5分＝100,000分もの時短につながります。
これを自給換算すると・・・決して無視できない額になりますよね？
費用対効果が見合ったものか考える
RPAを活用することにより、人と時間と予算を無駄にすることのない環境が築くことができます。
作業が減ることで従業員の負担や、引き継ぎのコストが減りますし、効率化によって生まれた時間を活かして新たな経営戦略を生み出すことができるのです。
ただ、RPAを導入するには初期投資も必要となります。
そのため、安直にRPAを導入するのではなく、導入コストと、RPAを導入することによって削減できるコストが見合ったものであるか見極めることも重要です。
むやみやたらとRPA化すれば良いわけではない
また既存の業務を見直し、改善できることについても考える必要があります。
例えば、紙に起票されたデータを打ち込み、それを集計するといった作業を行ってる場合、どんなに集計作業を自動化したとしても、入力ミスによるデータの不整合が起きる可能性が出てきてしまいます。
ミスがないかのチェックをいちいち行う必要がありますし、ミスが起きた場合には修正を行う手間が発生するため、思ったほど作業の効率化につながりません。
この場合は、紙に起票する工程を最初からスマホやパソコンなどで入力する形に置き換えたり、OCR技術などを用いて入力作業も半自動化してしまうといった対策を考えていくべきです。
1つの方法だけに依存しないで済む方法を模索すれば、業務の効率を高めることは十分に可能になります。
業務効率化をきっかけに何ができるか考えることが重要
「定型的な仕事を繰り返すだけで良いのか？」「もっと他にやり方があるのではないか？」と考えることが、新しいビジネスを生みだす原動力にもなり得るはずです。
RPAの活用をきっかけに、RPAツール導入効果以上の生産性の向上を実現することにもつながりそうですね。
RPAは単なるツールであり、それを活用する人の改善意識が何より重要となるのです。
