業務の効率化をしようとした際に、とりあえず改善ツールなどを導入しようとしてはいませんか？
直近の業務だけに注目したその場しのぎの対応になってはいませんか？
まず行うのは業務の可視化
業務の効率化を効果的に行うために、まずは業務の可視化が重要になってきます。
シンプルなところでは業務の一覧表を作ることが挙げられます。
Excelで使ってる企業も多いでしょうから、まず最初はExcelを使うと良いと思います。
改善すべき課題の抽出
ただ一覧表を作るだけではダメです。一覧表をもとに課題抽出を行いましょう。
「この書類の作成に時間かかりすぎ」とか、「ここの資料作るの時間かかるなぁ・・」などの問題点があればそれを取り除くような施策を考えなければなりませんよね。
でも実際に作業する人をリストアップすると案外思いつかないものです。
そこで、ヒントとしていくつか課題例を挙げておくので参考にしてみて下さい。
作業効率に関する課題
- 資料作成に必要な項目が多い
- 入力ミスが多い
- チェックや承認が必要な箇所が多くあり手間がかかる
- 上司の許可をとる必要のあるものが多い
- 部署によってデータ形式が異なるため都度データ変換が必要となる
- 必要な情報が共有されていない
時間の使い方に関する課題
- 無駄な会議が頻繁に行われる
- 複数の人が関わるため時間がかかる
- 各自が忙しく動き回っていてタスクを確認する暇がとれていない
スキルレベルに関する課題
- マニュアルがなくやり方に個人差が出ている
- 資料を作成するために必要な知識が不足している
- その業務を何のためにやるのか理解してない人がいる
- 仕事の仕方について認識が異なることが多い
例：メールでのやりとりばかりしていて社内向けのチャットを使わない - 説明してもなかなか理解されない
- 担当者によって進捗状況が違う気がしてならない
ルール整備に関する課題
- 情報が統一されておらず、同じことを何度も確認しなければならないことがある
- 作成した資料の保管方法がルール化されておらず探すのに時間がかかる
- システム改修の度に必要な手順書の更新がされていない
- 報告ルールが徹底されておらず報告されてるか不安
- 社内ルールが守られてるかチェックがされていない
- ルールが複雑すぎて従業員の負担になっている
こういった課題を業務一覧を精査しながらひとつひとつ洗い出していく事が重要となります。
課題を抽出して見えてくるもの
見えてくるものは様々だと思われます。
業務フローの見直しを行うこともあるかもしれません。
どこが原因になっているかを把握できれば解決策が見えてきそうですね。
今回はExcelを使った例をあげましたが、業務改善に特化した業務可視化ツールもあります。
パソコン操作などを記録してデータとしてタスク詳細を洗い出せるので、ボトルネックとなっている箇所を定量的に洗い出しできます。
また、全ての操作ログを記録するので不正な利用をしてないかといった内部監査の目的でも利用できるので業務一覧洗い出し以外のメリットもあります。
もちろん、パソコンの操作以外は記録できないので他の方法と組み合わせてうまく対応する事が重要です。
