業務効率化FAQ

業務効率化全般に始まり、DX、AIなどに関するFAQをまとめたページです。

業務効率化全般

Q
各従業員の業務内容を収集することはできますか?
A

従業員一人ひとりの業務内容を把握することは非常に難しいですが、簡単な方法であれば可能な場合もあります。
例えば、パソコンの操作ログを分析すれば、従業員が何をしているのかを知ることができます。また、勤務時間中の行動をGPS機能付きのウェアラブル端末などで記録しておくことでも、従業員の行動を分析することが可能です。

Q
業務改革推進による従業員側のメリットは何かあるでしょうか。
A

業務が効率的になることにより、残業時間が短縮されることが挙げられます。
テレワークや在宅勤務の導入により、通勤時間を削減できることや、育児や介護との両立が可能になることなど、様々な恩恵があると言えるでしょう。

Q
業務課題の抽出のためには何から始めたら良いでしょうか。
A

まずは、現状の業務フローを全て洗い出すことが重要です。
「誰が」「何の仕事を」「どのような方法で」「どれだけ時間をかけて」行っているか、データ化し、感覚に頼らない課題抽出を行えるようにすることが必要と言えるでしょう。

Q
2022年現在、注目されているIT技術とはなんでしょうか。
A

メタバースです。
ネットワーク上に構成される仮想空間であり、3Dゲームのような空間でコミュニケーションやビジネスができるプラットフォームです。
古くは2003年に登場したSecond Lifeなどは一時期大きく話題になりました。2021年に公開されたアニメ「竜とそばかすの姫」で描かれた世界の仮想空間Uもメタバースの一つと言えるでしょう。

3D空間上のバーチャルオフィスで現実に近い状態のリモートワークができるようになったり、展示会やセミナーなどを開催したりとビジネスのさまざまな場面での活用が期待されています。

DXについて

Q
DX(デジタルトランスフォーメーション)とはなんでしょうか。
A

「ITの浸透が、人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させる」という仮説のことを指します。現在ではビジネスにおけるITを使った業務改革として扱われます。

AIやロボットなどの最新テクノロジーによって、これまでのやり方とは異なる新たな手法を生み出すような意味合いで扱われることが多いです。

具体的には、生産工程における作業管理や品質管理などを効率化するためにAIを活用し、クラウドサービス等を使って様々な業界の情報を迅速に取得することで、生産性向上を目指す取り組みなどが挙げられます。

Q
IT人材が社内にいないのですがどのようにしたら良いでしょうか。
A

BPOやアウトソーシングなど、外部人材の活用を検討するべきでしょう。

ただし、社内にいるエンジニアとうまく連携を取ることができれば、より良い成果が得られる可能性があります。
BPOは、企業の外部組織に自社の業務を代行してもらうことです。コールセンターなどでよく活用されています。アウトソーシングは企業の内部で業務を行う人を外注することを指します。

客観的に業務のプロセス自体を見直して最適化するため、内部統制の観点からも有効とされる。

Q
DX推進を外部に委託する場合の注意点はありますか?
A

AI化やRPAなどの最新テクノロジーを導入することで、従来よりも少ない人数でも多くの仕事をこなすことができるようになります。
しかし、それを実現させるには現場をよく知る社員の努力が欠かせません。
システム導入は外部委託したとしても丸投げなどにはせず、従業員や経営者自身がDXを推進する覚悟を持つことが求められます。

Q
DXを実現するためにはどのような施策が必要ですか。
A

実はDXはシステムを入れてはい終わり、となるケースはほとんどありません。
AIやロボティックスの導入だけでなく、業務フローや人事制度の改革なども重要になってくると考えてよいでしょう。

Q
DXの具体例を教えてください。
A

例えば、医療分野では医師の業務負担軽減を目的に、AI診断を用いた問診票作成や診察補助などを行う動きが見られます。
他にも、建築分野においてはAIで構造解析を行い、設計ミスを防ぐ取り組みも行われています。このように、DXに取り組む企業は増加しつつあるようです。

Q
DXの推進に求められることは何ですか。
A

DXを進めるためには、従来の業務と新しい業務を分断しないこと、そして、業務内容を把握したうえで業務フローの見直しを行うことが必須だと考えます。

また、社員の最先端技術に関する教育が重要とも言われています。
DX推進メンバーを抜擢しAI、IoT、BIなどがどういった役割を担うのか学ぶことで「どういった業務に改革が必要なのか、適用できるのか」判断できるようにする事が求められます。

Q
DXを推進するための具体的な施策を教えてください。
A

DXを推進するためには、業務プロセスの見直しなどの取り組みだけでなく、最新のテクノロジーに関する知識を持った専門家の存在が不可欠となります。
例えば、クラウドサービスなどの導入にあたっては、システム構築のためのエンジニアを確保することは容易ではありません。また、高度なテクノロジーを導入するためには、自社に閉じこもらず、積極的に他社の知見を取り入れていく姿勢も必要です。

AI活用

Q
AIを活用する上で重要なことは何ですか。
A

AIを活用して業務効率を上げるためには、業務フロー全体を俯瞰できる広い視野を持つことが必要です。
例えば、ある部署の業務フローを見直すことで、無駄な作業を削減することができるかもしれません。この広い視野を持つには、様々な経験を積みながら試行錯誤することが重要です。

Q
AIを活用したビジネスモデル構築のためには、どういった知識が必要になりますか。
A

まずは、業務内容を理解することが重要です。次に、顧客ニーズを把握した上で、自社独自の価値を提供する必要があります。そのために必要となるのがデータです。

Q
経営戦略立案時にAI活用などを考慮する必要はあるでしょうか。
A

将来的にAIが高度化するにつれて、高度な判断が必要になるでしょう。そのため、経営層の方々は、幅広い知見を持っておくことが望ましいと思います。

Q
画像解析AIの導入例を教えてください。
A

 食品加工工場で、商品パッケージ内の異物混入検査を行う際に活用されています。また、自動車部品メーカーでは、ブレーキランプの色を識別し、運転手への注意喚起に役立てています。アパレル業界では、試着室に設置したカメラの映像から、顧客ニーズに合った服を選別しています。事務作業が中心の企業であれば、書類の分類や仕分け作業などに活用できるかもしれません。

Q
AIを活用した業務改善において、留意すべきことはなんでしょうか。
A

業務フロー全体を見渡す広い視野を持つことです。
例えば、AIを活用して書類の自動分類ができたとしても、その活用方法が適切でなければ意味がないのです。AIはあくまでも手段であり、目的ではないということを念頭に置いておく必要があります。

Q
AI活用による働き方改革の事例を紹介してください。
A

例えば、ある病院では、看護師の業務をAIによって効率化することで、より患者さんへ寄り添った看護を提供することが実現可能です。他にも、タクシー会社においては、利用者の好みを学習するAIを活用し、乗車時に利用者に合わせたサービスを提供するといった対応が実現可能です。

Q
AI活用のデメリット・注意点はなんでしょうか?
A

AIを活用することで、業務の自動化が可能になりますが、そのためには大量のデータを扱う必要があります。そのためには膨大な処理能力が必要であり、AIを活用するために多額の投資が必要になります。そのため、導入の際には慎重に判断する必要があるでしょう。

Q
A社では、営業支援ツールとしてAIを導入しています。顧客対応の際に、顧客情報や過去の実績から最適な提案を行うことを目的としています。このような利用形態における課題は何でしょうか。
A

AIを利用することで、これまで人間しか行うことのできなかった業務を自動化し、よりスピーディに業務を進めることができます。しかし一方で、人間であれば簡単に思いつくようなことにも気づけないといった問題もあります。

IoTについて

Q
企業におけるIoTの活用について教えてください
A

IoT(Internet of Things)は様々なものとインターネットを繋ぐ技術です。インターネットを通じて機器に指示を出したり、機器からの情報を人に伝えることが可能です。
例えば工場であれば機械の稼働状態や部品の消耗具合、施設内外の気温・明るさ・振動などをセンサーで取得し、通信を介してサーバーで分析。事前に機器の故障予測をしたり、生産性の高くなる稼働方法の分析などに利用可能です。

Q
スマートウォッチは業務改革に活用できますか?
A

もちろん可能です。
心拍数や運動量から健康状態をチェックして従業員の体調管理をおこなったり、、勤怠管理システムと連携したりすることも可能なので、ぜひ検討してみることをおすすめします。

Q
IoTを活用したビジネスモデルの構築にはどのような知識が必要でしょうか。
A

IoTがもたらす効果を正しく理解した上で、自社のビジネスモデルに合わせて導入するべきでしょう。

Q
 IoTの導入を検討するにあたり、気をつけておくべきことはありますか。
A

特に意識しなければならないのが「誰が」「何を」管理するかということです。
例えば、IoTによって監視カメラやセンサーなどを設置した場合、それらの管理は誰が行うことになるのかという点が問題になります。

管理すべき対象が膨大になると、それだけコストがかかります。例えば、飲食店の厨房で調理器具や食材の在庫を管理するためには、画像解析技術などを用いてリアルタイムで冷蔵庫内などを監視する必要が出てきます。しかし、この場合には費用対効果があまり良くないため、導入の判断を誤ると大きな損失を生むことになりかねません。

Q
IoT活用におけるセキュリティリスクについて教えてください。
A

IoT技術の進展に伴い、企業活動において情報機器の利用が増加しています。
Wi-Fiなど無線通信でデータ連携を行う機器もあり、設定を誤ると外部からそれらのデータアクセスが可能になってしまうリスクが出てきます。
IoTの安全な利用方法についての教育訓練等を実施していくことが求められています。

企業の機密情報が流出した際には、企業価値の低下につながる恐れがあり、こうした事態を防ぐことも重要な課題になっています。このため、社内外のネットワーク環境において、不正なアクセスを防止するとともに、万一の情報漏洩が発生した際には、原因究明や再発防止策の検討などを行い、必要に応じて適切な措置を講じる体制を整備することが必要です。

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